Como organizar um casamento (para que nada falhe)

Num casamento, há falhas que são difíceis de resolver no momento. Planear com a devida antecedência e rigor, saber antecipar cenários e pensar em detalhes diferenciadores são três regras centrais para organizar o casamento perfeito. Comece por estabelecer etapas para organizar um casamento, que devem obedecer a um determinado timing e regras, como numa dança.

Primeira etapa para organizar um casamento: escolha o estilo e a dimensão

Há algumas perguntas centrais que deve fazer antes de começar a preparar o copo-de-água do casamento. Por exemplo: vai convidar todos os amigos e família ou apenas o círculo mais próximo? Quer casar ao ar livre, num palacete ou em casa? E, por fim, quanto poderá gastar?

O tempo

Quanto tempo tem para organizar a festa? De uma forma geral, deve começar a planear o seu casamento entre 12 a 18 meses antes do evento, aconselha Jasmine Lazzari, wedding planner e fundadora da empresa The Wedding Co.

Se não tem este tempo disponível, não desespere. “Os noivos devem organizar o seu processo de casamento com, pelo menos, um mês de antecedência da data escolhida”, adverte a especialista em organização de casamentos.

O tipo de cerimónia

Será um casamento na igreja ou um casamento civil? Esta é uma decisão pessoal dos noivos, que depende da sua vontade, crenças e tradições. Assim que tomar a decisão deve contactar a paróquia onde pretende casar ou a conservatória do registo civil, para conhecer as datas possíveis para a cerimónia bem como ter conhecimento de todas as diligências inerentes, como a documentação a apresentar, por exemplo.

Os convidados

Lembre-se que o número de convidados vai influenciar muitas decisões relacionadas com organização. A dimensão do evento tem impacto no local a escolher para o copo-de-água, na alimentação, na necessidade ou não de alojamento por perto, em questões de logística e de transporte e, é claro, no orçamento.

Faça uma lista com todos aqueles que gostaria de convidar e, se for preciso, comece a cortar alguns nomes.

O orçamento

Quanto dinheiro tem disponível para a organização da cerimónia? “Este é o fator mais importante e afeta toda a cerimónia, desde o espaço à comida”, considera Jasmine Lazzari. Ainda que não tenha respostas fechadas nos primeiros meses de planeamento, tente ser o mais rigoroso possível na estimativa de despesas.

A lista de preparativos para o casamento

Agora que já tem uma noção do número de convidados, do tipo de casamento que deseja e do orçamento que tem disponível, é hora de passar da teoria à prática. Fazer uma lista com tudo o que tem para fazer e pensar é fundamental para não se perder na organização.

Passo a passo: como organizar um casamento (checklist para que nada falhe)

Nada pode falhar num dos dias mais especiais da vossa vida. Eis alguns pormenores importantes em que deve pensar:

1. Processo e registo

São custos fixos e tabelados. Conte com 120 a 200 euros (se o casamento for celebrado fora do horário normal de funcionamento dos serviços) para estas formalidades, acrescentando 130 a 190 euros para tratar do regime de bens.

2. Local da festa e o plano B

Uma das primeiras decisões prende-se com a escolha do espaço. Seja num hotel, numa quinta ou restaurante, é importante que o espaço reflita a personalidade dos noivos e que seja adequado aos convidados.

A opção dependerá da dimensão e da complexidade da festa, bem como do gosto dos noivos. Mas há um aspeto (mais ou menos) transversal a qualquer escolha: “tem de se pensar em quatro zonas: a da cerimónia (se decorrer no mesmo local), o espaço do cocktail (normalmente, no exterior), o do jantar e a pista de dança (que pode incluir o bar).

Pense ainda em questões logísticas que podem afetar a escolha do local. Por exemplo, se tiver muitos convidados idosos deve escolher um local que tenha boas condições de acesso para pessoas com limitações de deslocação.

3. Copo-de-água

“A parte maior da despesa é relativa à comida e à bebida. Para chegar a um valor aproximado, deve-se fazer um cálculo de valor por pessoa”, explica Jasmine.

Se contabilizar 200 euros por pessoa e esperar 200 convidados, conte com 40 000 euros só para a alimentação e bebida. No entanto, em Portugal, o custo por convidado está entre os 70 e os 120 euros.

4. Convites, lembranças e decoração

Depois de escolher a data, o local e os convidados, os convites são a próxima tarefa a concretizar. Se optar por ter convites impressos e enviados por correio, bem como lembranças, conte com 300 a 400 euros de despesas (para um casamento com 150 convidados).

Embora muitos noivos optem pelo convite digital, a especialista em organização de casamentos aconselha “sempre o papel”. “É mais elegante, personalizado”, diz. No entanto, um “save the date” digital, antes do convite, funciona bastante bem e trata-se de uma forma eficaz de contabilizar o número aproximado de convidados presentes com alguma antecedência.

Prepare-se para gastar mais dinheiro na decoração da sala. É preciso escolher os têxteis, a iluminação ou objetos, que poderá custar, em média, 600 euros. Note que, se optar por contratar um wedding planner, estes custos entrarão no contrato negociado.

Lembre-se, ainda, das flores. Como tudo, o preço varia consoante o tipo de flores, os arranjos e bouquets e pode começar nos 50 e chegar aos 3 000 euros.

5. Fotógrafo e videógrafo

Além do que guardamos na nossa memória, a fotografia e o vídeo são os dois grandes arquivos deste momento. “Muitas pessoas pedem uma reportagem natural, mas o casamento envolve sempre encenação”. Ao contratar o fotógrafo, assegure-se que o briefing foi bem feito e que alguém está a tratar de “fazer acontecer os momentos”, como defende a especialista.

Deve-se ainda pensar na quantidade de fotógrafos que serão contratados e se deseja reportagem videográfica. Esta decisão depende do tipo de espaço e do número de convidados, mas “se for um casamento com 300 pessoas, um fotógrafo não chega”, garante Jasmine. Ainda assim, no mínimo, deve contar com entre 2 000 e 3 000 euros para os serviços de fotografia e de vídeo.

6. Roupa dos noivos

Mais uma vez, também no vestuário a variação pode ser significativa. Mas esta não é, de todo, uma parte que possa descurar do orçamento, sobretudo se pensar no vestido de noiva. Conte com um valor entre os 2 000 e os 2 500 euros (mas pode ser superior). Já o fato do noivo pode rondar os 500 euros. Conte ainda com as alianças, cujo valor pode oscilar entre 30 e 3 000 euros.

7. Música e animação

Já decidiu qual será a banda sonora do casamento e que músicos convidar? Há alguns momentos especiais, aos quais deve dar importância, como a chegada dos convidados, a entrada e saída dos noivos, a chegada ao copo-de-água, a primeira dança e a animação da pista.

“Vamos ter o mesmo músico em toda a festa?”, questiona Jasmine Lazzari, chamando a atenção para o facto de cada momento ter a sua tonalidade diferente, desde o cocktail até ao fim animado da noite. No que diz respeito a preços, uma banda pode custar entre 700 e 1 000 euros, enquanto um DJ pode custar entre 500 e 800 euros.

Além da música, pondere, igualmente, um serviço de animação, que possa trazer algo de especial e memorável ao dia.

8. Animação infantil e babysitting

Para que todos os convidados possam divertir-se, recomenda-se a contratação do serviço de animação infantil para manter as crianças entretidas e babysitting para cuidar dos bebés durante as refeições e momentos de pausa.

Crie o ambiente certo: a diferença está nos pormenores

A identidade visual é muito importante num casamento. Pode não ser marcada e evidente, mas faz o ambiente, ainda que de forma subtil. Desde as toalhas e cadeiras, passando pelos arranjos florais, os cartões de agradecimento, as lembranças e a iluminação, tudo contribui para construir o ambiente e dar o toque de glamour necessário.

Outro detalhe importante é o seating plan e a organização no momento em que os convidados chegam da igreja (se o casamento for religioso) para o local da festa. Se está tudo bem, ninguém nota, mas se algo falha, pode ter um impacto negativo no ambiente geral.

Pense na logística e no transporte

Se há convidados que precisam de fazer uma viagem considerável até ao local do casamento (algo bastante habitual), considere escolher um espaço que seja provido de alojamento nas proximidades. “Beber álcool e conduzir não é aconselhável. É importante ser responsável e prevenir estas situações”, sublinha a wedding planner.

Por falar em deslocações, ao organizar o casamento não se esqueça de pensar no transporte entre a igreja/conservatória e o local do copo-de-água. Quanto mais perto, melhor.

Inclua a lua-de-mel no orçamento

Quando estiver a fazer o orçamento, inclua a lua-de-mel. O valor depende do destino escolhido, mas o preço de uma viagem para dois para os clássicos destinos paradisíacos (por exemplo: México, Brasil ou Maurícias) custam entre 3 000 e 5 000 euros.

Deve fazer uma lista de presentes de casamento?

“Sim, sem dúvida”, responde Jasmine. “Se não querem ter montes de coisas de que não precisam em casa, é melhor serem honestos e fazerem uma lista.” Há pessoas que prefeririam receber dinheiro, no entanto, a profissional acredita que em Portugal este gesto é visto como pouco elegante.

Como organizar um casamento low cost?

Se tem um orçamento apertado e está a pensar como preparar um casamento simples e bonito, deixamos-lhe algumas dicas:

• Reduza a lista de convidados ao máximo
• Envie convites digitais (em vez de papel)
• Faça você mesmo a decoração da sala (pode inspirar-se no Pinterest)
• Organize o copo-de-água na casa de um familiar ou, em alternativa, alugue uma casa de turismo rural e faça lá a festa. Pode sair mais barato e prático do que alugar uma quinta ou restaurante.
• Faça a cerimónia ao final do dia, assim é possível poupar no catering.
• Se tiver algum amigo com talento para a fotografia, peça-lhe para ser o fotógrafo oficial da cerimónia.
• Escolha casar-se num dia da semana ou em época baixa, visto que os preços são mais em conta no que toca a igrejas e espaços para o copo-de-água.
• Em vez de contratar um DJ ou banda, faça uma playlist e garanta que tem som de qualidade.

Agora que já sabe como realizar um casamento barato, saiba porque é tão importante planear este dia com muito cuidado.

Por que deve planear o casamento com cuidado: 5 consequências da má organização

Organizar um casamento implica chegar a objetivos e este evento quer-se sempre “interessante, entusiasmante, leve, divertido, personalizado, elegante e, acima de tudo, inimitável”, define a wedding planner Jasmine Lazzari. Esta é, digamos, a parte emocional do evento. No entanto, a parte técnica é a base de tudo. Se o planeamento não for rigoroso, há situações desagradáveis que poderão marcar a festa. Damos cinco exemplos:

1. As pessoas não sabem bem onde se devem sentar ou a quem se devem dirigir caso, por exemplo, queiram fazer uma surpresa ao noivo. Aqui, Jasmine aponta para a importância de uma equipa de profissionais que saiba direcionar e acompanhar os convidados no local da festa

2. A espera entre pratos, nas mesas, é longa e há muitos “momentos mortos” na festa. A timeline tem de estar muito bem predefinida para que os convidados não fiquem impacientes ou aborrecidos

3. O DJ não acerta no tom da celebração. Assegure que o seu estilo, tanto visual como sonoro, é bem transmitido aos profissionais que animarão a festa. À partida, o seu estilo também será o dos convidados

4. O ambiente criado não é coerente com o casal. Se a identidade visual do convite e da festa não condizem com o modo de estar do casal, a mensagem que se pretendia transmitir torna-se desfasada e pouco coesa

5. Parece correr tudo bem no dia do casamento, mas o fotógrafo não captou imagens da melhor amiga dos noivos. Garanta um briefing pormenorizado à equipa de imagem, em que devem constar elementos como: a lista de pessoas que gostam e que não querem ser fotografadas, figuras importantes para os noivos ou situações-chave do dia que não podem faltar na reportagem final.

Este é um dia único na sua vida! Quer opte por uma cerimónia grande ou pequena, o importante é que seja memorável para si e para os seus convidados. Se precisa de um apoio extra, o crédito pessoal pode ajudá-lo a transformar a sua fantasia em realidade. Preparado para o seu casamento de sonho?