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Como ser mais organizado e produtivo

17 ago 2021 | 6 min de leitura

Como melhorar a produtividade no trabalho? Perder menos tempo e ter mais organização não são metas impossíveis de atingir. Veja algumas dicas.

Como melhorar a produtividade no trabalho?

As horas passam, os dias parecem curtos para tanto trabalho e não conseguiu fazer tudo o que era necessário. Se esta é a história da sua vida, está na altura de aprender como melhorar a produtividade no trabalho. Uma coisa que vai gostar de saber: não significa trabalhar mais, mas sim melhor.

 

Ser mais produtivo no trabalho não implica que passe todos os minutos do seu dia a trabalhar ou que faça constantemente horas extraordinárias para cumprir prazos. Muito pelo contrário.

 

Passar muitas horas no emprego, trabalhar até à exaustão e não conseguir ter vida pessoal são, aliás, grandes inimigos da produtividade. Quanto maior é o cansaço, menor é a capacidade de produzir. Ter tempo para hobbies, para a família e para o descanso são fatores essenciais para melhorar a produtividade.

 

Mas como conseguir ser mais produtivo? Mudando alguns hábitos e com uma pequena ajuda da tecnologia.

 

 

7 dicas e técnicas para melhorar a produtividade 

A forma como começa o seu dia e o modo como encara a lista de tarefas são dois fatores com grande impacto na produtividade. Mas não são os únicos.

A gestão do tempo é fundamental, mas é igualmente importante focar-se numa tarefa quando está a trabalhar e deixar de pensar no trabalho durante os momentos de pausa. Vejamos, então, algumas técnicas para melhorar a produtividade no trabalho.

 

1. De manhã começa o dia

E o dia não deve começar sob pressão, a ler a longa lista de e-mails que vai ocupar-lhe o tempo que tinha destinado para outras tarefas. Assim, ainda antes de olhar para o computador ou para o telefone, pense no que planeou para esse dia e estabeleça um prazo para cada tarefa.
 
Nesse planeamento crie também um período para ler e responder a e-mails e tratar do que é realmente urgente. Ou seja, o que não pode esperar até que as outras tarefas estejam concluídas.
 
Pode criar um código de cores para os e-mails e para a lista de tarefas. Se, por exemplo, o vermelho é para as tarefas mais importantes, é por aí que deve começar e só depois avançar para o resto.
 
Outra dica: nem sempre aquilo que é urgente é o mais importante. Aprenda a distinguir e a organizar o seu dia de acordo com esse princípio.
 
 

2. Organize o seu espaço de trabalho

Organizar o seu espaço de trabalho não significa apenas arrumar papéis e deitar ao lixo os restos do lanche tardio que fez no dia anterior. A arrumação deve estender-se ao seu computador. Um desktop cheio de documentos soltos é uma forma de perder tempo e de se perder no meio da confusão.
 
Uma cadeira confortável, uma mesa limpa e arrumada e um computador organizado ajudam a melhorar o seu bem-estar e, consequentemente, a produtividade.
 
Um espaço sem objetos desnecessários e sem pilhas de trabalho acumulado ajuda a criar o ambiente certo para começar a riscar itens da sua lista de coisas para fazer.

 

3. Se pode ser um e-mail, não tem de ser uma reunião 

A pandemia provou que nem sempre temos de nos deslocar para conseguirmos resolver assuntos de trabalho. Mas trouxe também outro problema: um excesso de reuniões feitas através de aplicações de vídeo e o chamado Zoom fatigue. Sim, o Zoom cansa e reuniões desnecessárias cansam ainda mais.
 
Por isso, avalie bem se aquela reunião interminável não pode ser apenas um e-mail. Ou se uma troca rápida de ideias por telefone ou correio eletrónico não pode substituir esse encontro (presencial ou não) que vai “roubar” tempo a várias pessoas.


4. Evite distrações 

Confesse: quantas vezes iniciou uma tarefa, mas interrompeu o que estava a fazer porque recebeu uma notificação no Facebook ou uma mensagem de WhatsApp? E, já que estava com o telefone na mão, aproveitou para ver as últimas stories do Instagram…

 

A menos que o seu trabalho seja a gestão de redes sociais ou algo semelhante, não abra essas aplicações no computador e desligue as notificações no telemóvel. Verá que acaba mais depressa as tarefas que tem em mãos e que a sua concentração aumenta. 

 

 

5. Faça pausas

Trabalhar de forma contínua desde manhã até à hora do almoço não é bom para a produtividade nem para a saúde. Faça pausas para descansar os olhos, esticar as pernas, comer alguma coisa e para se distrair, conversando com um colega ou (e agora sim), dando uma volta pelas redes sociais.

 

Pare para almoçar, de preferência longe da secretária e não se esqueça de ir bebendo água ao longo do dia. Fazer alongamentos, mesmo sem sair do seu posto de trabalho, também ajuda.

 

6. Multitasking? Não, obrigado!

Falar ao telefone enquanto escreve um e-mail e tenta ler os documentos que tem para assinar pode parecer sinónimo de grande eficiência. Mas será que está realmente a prestar atenção a tudo o que está a fazer?
 
Corre o risco de não ouvir uma informação importante, de reencaminhar uma mensagem a que deveria responder (ou de a enviar para as pessoas erradas) ou de assinar algo que não percebe. Muitas vezes os erros acontecem porque queremos fazer várias coisas simultaneamente. E remediar erros implica mais tempo. Por isso, tente fazer uma coisa de cada vez. Se o fizer de forma eficaz, está a ganhar e não a perder tempo.

 

7. Aprenda a dizer não 

É melhor dizer que não consegue fazer do que comprometer-se com algo e depois falhar. Se não tem tempo para todas as tarefas que já tem agendadas, não aceite mais uma. Se não consegue entregar aquela encomenda naquele dia, negoceie outra data.

 

Dizer não significa também recusar algo que sabe que não vai funcionar ou que lhe vai tirar demasiado tempo e dar pouco ou nenhum retorno. Encontre uma alternativa, sugerindo outra solução ou delegando a tarefa.

 

Tecnologia para melhorar a produtividade

As listas em papel funcionam para algumas pessoas e outras preferem ter alarmes e lembretes no telefone para poderem planear o dia.
 
Mas numa altura em que existem aplicações para quase tudo, porque não fazer da tecnologia uma assistente pessoal?
Veja alguns exemplos que podem facilitar a organização do seu trabalho e dos projetos em equipa.


7 plataformas e apps para aumentar a produtividade

Trello

Permite trabalhar em equipa e ir acompanhando as tarefas que compõem um projeto. Dá-lhe a possibilidade de criar, estabelecer e organizar as tarefas, dando prioridade ao que é mais urgente.

 

Monday.com  

Facilita o trabalho em equipa, já que permite, numa única área de trabalho, planear, acompanhar e entregar um projeto. Veja o que foi feito, o que está em andamento e o que é necessário fazer, determine o tempo necessário para cada tarefa e faça uma gestão adequada do seu tempo.
 

Asana 

É uma ferramenta de organização do trabalho, importante para quem trabalha em equipa. Tudo é integrado num único espaço, para que todos saibam o que é necessário fazer, o grau de importância das tarefas e a melhor maneira de as realizar.
 

Any.do

Com esta aplicação pode ter uma lista de coisas para fazer, notas e lembretes, mas pode também partilhar e atribuir tarefas. Pode ser sincronizada em vários dispositivos e permite adicionar notas usando apenas a voz.
 

Evernote

É uma aplicação bastante popular, que permite criar e carregar notas e ficheiros de áudio e vídeo, organizando-os em blocos de notas que podem ser partilhados em vários dispositivos. A digitalização de notas manuscritas e a forma como permite criar apresentações são duas mais-valias a ter em conta.
 

Todoist

Uma aplicação que promete afastar o stress da sua vida, levando a sua lista de tarefas para qualquer dispositivo que queira. Pode criar níveis de prioridade ao classificar as tarefas por cores. Permite também ter acesso a projetos partilhados e a gráficos que acompanham o progresso do trabalho.
 

JIRA

Uma app para planeamento e acompanhamento em tempo real das tarefas que estão a ser desenvolvidas. Pode ser integrada com outras plataformas e permite gerir vários projetos em simultâneo, criar gráficos e relatórios pormenorizados.
 
 
 
Os conteúdos apresentados não dispensam a consulta das entidades públicas ou privadas especialistas em cada matéria
 


 

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