Tudo o que precisa de saber sobre contabilidade organizada

É importante que conheça as diferenças entre contabilidade organizada e regime simplificado. Quer seja trabalhador independente ou tenha a sua empresa, estes conceitos farão parte do seu dia a dia.

Descubra quais os benefícios de ter contabilidade organizada, as despesas que pode deduzir e outros pontos importantes sobre este tema.

Contabilidade organizada ou Regime Simplificado? O que escolher?

Tanto o regime simplificado como a contabilidade organizada são opções de tributação de rendimentos que apresentam requisitos específicos, vantagens e desvantagens.

Regime simplificado

O regime simplificado de tributação é a opção mais comum, sendo atribuída por defeito pela Autoridade Tributária e Aduaneira quando um empresário em nome individual ou trabalhador independente abre atividade.

A tributação dos rendimentos recebidos não considera os gastos da atividade. Para ser abrangido por este regime tem de acumular os seguintes requisitos:

• Ser sujeito passivo residente em Portugal
• Não estar legalmente obrigado à revisão legal de contas
• Ter um montante anual ilíquido de rendimentos inferior a 200 mil euros
• Ter balanço do período de tributação anterior inferior a 500 mil euros.

Neste regime tem menos obrigações fiscais e menos despesas extra (por exemplo: não é obrigatória a contratação de um técnico oficial de contas). A grande desvantagem é não ser possível deduzir as despesas, pois, a Autoridade Tributária considera que 75% dos rendimentos obtidos são líquidos e que os restantes 25% correspondem a despesas.

Contabilidade organizada

A contabilidade organizada é o regime fiscal aplicável a atividades de maior complexidade e maior volume de negócios. Este regime fiscal é obrigatório nas seguintes situações:

• Todo o tipo de sociedades como sociedades anónimas ou sociedades por quotas

• Todos os profissionais independentes ou empresários em nome individual que tenham um rendimento anual líquido superior a 200 mil euros.

Neste regime pode deduzir grande parte das despesas profissionais e apurar de forma rigorosa os rendimentos líquidos. A grande desvantagem são as obrigações legais e a contratação de um contabilista certificado (o que representa uma despesa extra). É o contabilista que tem de tratar de todas as burocracias fiscais inerentes à atividade, incluindo a entrega da declaração de início de atividade.

Que despesas podem ser deduzidas na contabilidade organizada?

Na contabilidade organizada podem ser deduzidas despesas inerentes ao exercício da atividade. Por exemplo:

• Utilização de viatura própria
• Gastos com combustíveis, deslocações e estadias
• Depreciações e amortizações de materiais informáticos, como por exemplo computadores e impressoras
• Renda da sede da atividade
• Empréstimos bancários
• Multas e coimas pela prática de infrações
• Contabilista certificado.

A escolha do regime de tributação

Analise qual o regime que se adapta melhor à dimensão (valores da faturação) e caraterísticas do seu negócio. Se o seu negócio não envolve muitas despesas e o volume de faturação é pequeno pode ser vantajoso ficar no regime simplificado. Em caso de dúvida consulte um contabilista e tire todas as suas dúvidas antes de tomar qualquer decisão.

De forma resumida:

Como alterar o regime de tributação?

A permanência no regime simplificado pode acontecer sempre que o rendimento ilíquido seja inferior a 200 mil euros.

Se quiser mudar do regime simplificado para o regime de contabilidade organizada terá de entregar uma declaração de alterações até ao final de março do ano em que pretende a mudança.

De acordo com o n.º 6 do art.º 28.º do CIRS, a aplicação do regime simplificado cessa quando for ultrapassado o limite de 200 mil euros em dois períodos de tributação consecutivos ou se o for num único exercício em montante superior a 25% desse limite (250 mil euros), caso em que a tributação pelo regime de contabilidade organizada se faz a partir do período de tributação seguinte ao da verificação de qualquer desses factos.

Deixa de poder permanecer no regime simplificado quando ultrapassa os limites indicados acima. Nesse caso, terá de passar para o regime de contabilidade organizada por obrigação legal. Terá de entregar a declaração de alterações até 15 de janeiro do ano seguinte, para indicar que passa a ter contabilidade organizada e para nomear um contabilista certificado, com o preenchimento do quadro 16.

Se pretender o regime de contabilidade organizada por opção, terá de o manifestar até ao final de março do ano seguinte, preenchendo o quadro 19 da declaração de alterações.

E se pretender mudar de contabilidade organizada para regime simplificado?
Pode escolher manter-se no regime de contabilidade organizada, ainda que os seus rendimentos sejam inferiores a 200 mil euros.

O inverso já não é facultativo. Ou seja, acima dos 200 mil euros de rendimento é obrigatório o regime de contabilidade organizada, com a necessária prestação de contas por um contabilista certificado.

Se escolheu o regime de contabilidade organizada por opção, e pretende mudar, deixando de ter contabilidade organizada e contabilista certificado, terá de entregar a declaração de alterações até março do ano seguinte.

Se o seu regime de contabilidade organizada, era ditado pela obrigatoriedade legal (rendimentos acima de 200 mil euros), bastará que desça do patamar de 200 mil euros, para ser enquadrado automaticamente no regime simplificado.