Mais liquidez para a sua empresa com o regime de IVA de caixa

Como aderir ao regime de IVA de caixa no Portal das Finanças?

A adesão ao regime de IVA de caixa é simples, mas só pode ser feita num período muito específico: durante o mês de outubro de cada ano. É nesse momento que a empresa comunica à Autoridade Tributária que quer passar para este regime, sendo que a opção apenas produz efeitos a partir de 1 de janeiro do ano seguinte. 

Todo o processo é realizado exclusivamente através do Portal das Finanças, na área dos Serviços Tributários, onde o pedido de adesão é submetido de forma eletrónica.

Como submeter o pedido passo a passo

1. Aceda ao Portal das Finanças e autentique-se
2. Entre no menu “Serviços” e siga as opções “Opções de Atividade” > “IVA de Caixa” > “Pedido de Adesão”
3. Preencha a informação necessária e confirme o envio. Nas empresas com contabilidade organizada, o pedido é normalmente submetido pelo contabilista.

O que acontece depois de enviar o pedido?

Após a submissão, a Autoridade Tributária analisa a candidatura.

• Se for aceite: recebe uma notificação por carta e pode consultar o estado do pedido na área específica do Portal das Finanças
• Se for recusado: é notificado e tem direito a audiência prévia, podendo apresentar fundamentos ou corrigir informação.

Como funciona o IVA de caixa?

Depois de aderir ao regime, há algumas regras práticas que passam a fazer parte do dia a dia da empresa. Tudo se resume a quatro pontos: como faturar, como comunicar recibos, quando o IVA é exigível e como funciona a dedução.

1. Faturação em série especial

Quando a empresa trabalha em IVA de caixa, as faturas dessas operações não podem ser misturadas com as restantes. Têm de ser emitidas numa série própria, criada só para este regime.

E há uma menção obrigatória que nunca pode faltar:  “IVA – regime de caixa”.

É esta indicação que permite identificar, de imediato, que aquela operação só gera IVA quando o pagamento é recebido. Assim, tanto a empresa como a AT conseguem distinguir facilmente as operações do regime de caixa das que continuam no regime geral.

2. Recibos e comunicação à AT

Sempre que recebe um pagamento, total ou parcial, tem de emitir um recibo e comunicá-lo no SAF-T de faturação. Essa comunicação permite à AT identificar o momento exato em que o IVA se torna exigível.

O recibo deve incluir:

• Data de emissão (a data em que recebeu o pagamento)
• Numeração sequencial
• Valor sem IVA
• Taxa(s) de IVA aplicável(eis)
• Montante do IVA
• NIF do emitente e do adquirente
• Referência à fatura a que o recibo diz respeito
• Indicação de que pertence ao regime de caixa.

3. Quando é que o IVA se torna exigível?

No regime de caixa, o IVA só “nasce” quando entra dinheiro. Isso acontece:

• No momento do recebimento, seja total ou parcial
• Quando recebe adiantamentos
• No 12.º mês após a emissão da fatura, mesmo que o cliente não tenha pago
• No período em que comunica a saída do regime
• Ou no período da cessação de atividade.

Ou seja: a regra geral é “paga quando recebe”, mas existe sempre um limite máximo de 12 meses.

4. Como funciona a dedução do IVA suportado?

A dedução depende do regime do cliente:

• Cliente em regime geral: pode deduzir o IVA assim que recebe a fatura (não tem de esperar pelo pagamento)
• Cliente também em IVA de caixa: só pode deduzir o IVA quando pagar ao fornecedor e tiver o recibo que comprova esse pagamento.

O direito à dedução mantém-se válido durante o prazo legal de quatro anos previsto no CIVA.

Vantagens do IVA de caixa para a tesouraria

O principal benefício é simples: ninguém gosta de pagar IVA antes de receber. Mas há mais:

• Alívio imediato da tesouraria: deixa de adiantar IVA ao Estado e mantém o dinheiro na empresa para o que realmente precisa naquele momento
• Menos pressão quando os clientes demoram a pagar: se os prazos de pagamento são longos (60, 90, 120 dias…), o impacto é enorme — paga o IVA apenas quando o dinheiro entra
• Pagamento do IVA proporcional ao que recebe: se o cliente paga a conta às prestações, entrega o IVA exatamente na mesma proporção, sem apertos
• Menos necessidade de recorrer a crédito de curto prazo: menos descobertos, menos comissões e menos juros, e isso nota-se logo no fim do mês
• Faturação alinhada com o ciclo económico: o regime acompanha os seus fluxos de caixa, em vez de obrigar a empresa a correr atrás do prejuízo.

Desvantagens e cuidados a ter antes de aderir ao IVA de caixa

O regime não é perfeito, e para algumas empresas até pode ser prejudicial.

• Dedução do IVA suportado mais lenta: só recupera o IVA das compras quando paga ao fornecedor, o que pode apertar a tesouraria se fizer investimentos grandes
• Regras administrativas mais exigentes: é preciso gerir séries especiais, recibos e datas de recebimento, além de controlar o prazo dos 12 meses
• Período mínimo de permanência: ao aderir, fica “preso” ao regime durante dois anos. Não é algo que dê para testar e voltar atrás de imediato
• Não abrange vendas a consumidores finais: negócios virados sobretudo para o B2C sentem pouco impacto, porque a maior parte dos pagamentos já é imediata
• Exige processos organizados e software preparado: quem não tiver um bom sistema de faturação ou controlo interno pode achar este regime mais pesado do que útil.