Checklist: como organizar as suas finanças pessoais em 6 passos

A classificação não tem de ser perfeita. Deve apenas permitir perceber quais são as despesas que não consegue alterar no imediato e onde existe maior margem de ajustamento.

O Banco de Portugal recomenda distinguir despesas necessárias e supérfluas, bem como despesas fixas e variáveis. Quanto maior for o peso das despesas fixas, menor tende a ser a capacidade de responder a uma quebra de rendimento ou a uma despesa inesperada.

Depois, calcule o saldo:

• Saldo do orçamento = rendimentos - despesas - poupança planeada.

Se o resultado for positivo, existe margem para poupar mais, antecipar uma despesa ou reforçar um objetivo.

Se for negativo, reveja primeiro as despesas adiáveis ou ajustáveis. Pode também analisar contratos de telecomunicações, energia, seguros, serviços bancários ou outras despesas recorrentes.

Não existe uma percentagem de poupança adequada a todas as pessoas. Regras como a divisão 50/30/20 podem funcionar como ponto de partida, mas não consideram diferenças de rendimento, habitação, composição familiar ou nível de endividamento.

O melhor orçamento é aquele que consegue cumprir sem deixar de pagar as suas obrigações nem definir cortes impossíveis de manter.

Inclua as despesas que não aparecem todos os meses

Uma despesa não deixa de existir por ser paga apenas uma vez por ano.

Se um seguro automóvel custa 360 euros anuais, por exemplo, pode reservar 30 euros por mês. Desta forma, o pagamento já estará previsto quando chegar a data de renovação.

Pode aplicar o mesmo método a:

• IMI e outros impostos
• Revisão e manutenção do automóvel
• Material escolar
• Consultas ou tratamentos programados
• Férias
• Presentes de Natal
• Licenças, anuidades e subscrições.

Esta reserva não deve ser confundida com o fundo de emergência, porque se destina a despesas previsíveis.

Passo 3: criar um fundo de emergência

O fundo de emergência é uma poupança reservada para acontecimentos que não estavam previstos, como uma quebra de rendimento, uma avaria urgente ou uma despesa de saúde inesperada.

A sua função é evitar que um imprevisto obrigue a recorrer imediatamente a crédito ou comprometa o pagamento das despesas do mês.

Fundo de emergência: quanto poupar?

Não existe um valor obrigatório nem uma resposta igual para todas as famílias.

Pode calcular a meta através da seguinte fórmula:

• Fundo de emergência = despesas necessárias mensais × número de meses que pretende cobrir.

Ter entre três e seis meses de despesas necessárias é uma referência prática frequentemente utilizada. No entanto, poderá fazer sentido aproximar-se dos seis a 12 meses quando:

• Existe apenas um rendimento no agregado familiar
• O rendimento é irregular
• A atividade profissional é instável
• Existem filhos ou outras pessoas dependentes
• Há despesas de saúde frequentes
• A substituição do rendimento poderá ser mais demorada.

Por outro lado, uma pessoa com rendimento estável, poucas responsabilidades e boa proteção social poderá começar por uma meta mais reduzida.

Em vez de tentar reunir todo o montante de uma vez, avance por etapas:

1. Constituir uma primeira reserva para despesas imediatas
2. Alcançar o equivalente a um mês de despesas necessárias
3. Aumentar gradualmente para três meses
4. Continuar até atingir a meta adequada ao agregado familiar.

A constituição de uma poupança para situações imprevistas é uma das finalidades que deve ser considerada no orçamento familiar.

Onde guardar o fundo de emergência?

O fundo deve estar separado do dinheiro utilizado no dia a dia, mas continuar acessível quando for necessário.

Ao escolher uma solução, confirme:

• Se o capital está ou não garantido
• Se permite mobilização antecipada
• Quanto tempo demora a ter o dinheiro disponível
• Se existem penalizações, comissões ou perda de juros
• Qual é o risco associado.

Quando o dinheiro é colocado num depósito bancário abrangido pelo sistema de garantia, os montantes estão protegidos até 100.000 euros por depositante e por instituição de crédito, caso os depósitos se tornem indisponíveis, ou seja, quando a instituição deixa de conseguir devolvê-los e o Banco de Portugal o confirma ou lhe revoga a autorização. Este limite considera o total dos depósitos do mesmo titular nessa instituição, e não cada conta separadamente. Nas contas com mais do que um titular, presume-se que o saldo pertence em partes iguais a cada um, pelo que o limite se aplica a cada titular. 

O fundo de emergência não deve ser aplicado numa solução cujo valor possa variar significativamente ou que não permita levantar o dinheiro no momento em que é necessário.

Passo 4: definir objetivos financeiros com prazo

“Poupar mais” é uma intenção. “Poupar 2.400 euros em 12 meses” é um objetivo que pode ser acompanhado.

Para cada objetivo, defina:

• O que pretende alcançar
• Quanto dinheiro será necessário
• Quanto já tem acumulado
• Qual é o prazo
• Quanto precisa de colocar de parte todos os meses
• Qual é a prioridade face aos restantes objetivos.

Pode calcular a contribuição mensal desta forma:

• Montante mensal = valor que falta acumular ÷ número de meses disponíveis.

Por exemplo, para reunir 2.400 euros em 12 meses, terá de reservar 200 euros por mês. Caso esse valor não caiba no orçamento, pode prolongar o prazo, reduzir o custo do objetivo ou procurar libertar margem noutras categorias.

Objetivos financeiros de curto e longo prazo

Para organizar as prioridades, pode separar os objetivos por horizonte temporal:

• Curto prazo: despesas ou projetos previstos para os próximos meses
• Médio prazo: objetivos que exigem vários anos de preparação
• Longo prazo: reforma, educação dos filhos ou outros projetos distantes.

Estas categorias são apenas uma forma de organização. Não existem fronteiras rígidas entre curto, médio e longo prazo.

O prazo influencia a escolha do local onde guarda ou aplica o dinheiro. Uma quantia necessária dentro de poucos meses exige maior estabilidade e liquidez. Num objetivo de longo prazo poderá existir mais tempo para recuperar de oscilações, mas qualquer decisão deve respeitar o perfil de risco da pessoa.

As entidades do Plano Nacional de Formação Financeira recomendam que os produtos de poupança sejam escolhidos de acordo com o prazo do objetivo, as condições de mobilização e o risco de perda de capital.

Mantenha o fundo de emergência separado dos restantes objetivos. Uma viagem, um automóvel ou uma entrada para uma casa são despesas planeadas e não devem consumir a reserva destinada a imprevistos.

Passo 5: escolher as ferramentas certas

Não precisa de utilizar várias aplicações nem de criar uma folha de cálculo complexa. A melhor ferramenta é aquela que consegue atualizar regularmente.

Pode optar por:

• Uma folha de Excel ou outro ficheiro de cálculo
• Uma aplicação de orçamento
• As funcionalidades de categorização da aplicação bancária
• Um caderno
• Uma combinação destas opções.

Uma folha de cálculo permite adaptar categorias, criar fórmulas e acompanhar vários meses. Uma aplicação pode automatizar parte da organização. Um caderno pode ser suficiente para quem prefere um método mais simples.

Mais importante do que a ferramenta é criar uma rotina.

Automatize sem perder o controlo

Algumas tarefas podem ser programadas para reduzir esquecimentos:

• Transferência mensal para a poupança
• Pagamento de contas por débito direto
• Alertas de saldo
• Notificações de movimentos
• Lembretes para impostos, seguros e despesas anuais
• Avisos antes da renovação de contratos.

Confirme regularmente se os pagamentos automáticos continuam corretos. Uma subscrição que já não utiliza também pode continuar a ser cobrada de forma automática.

Evite guardar credenciais bancárias em ficheiros de orçamento e utilize apenas aplicações e páginas oficiais. Ative mecanismos adicionais de autenticação sempre que estejam disponíveis.

Organize também a informação fiscal

A gestão financeira não termina no extrato bancário. Ao longo do ano, consulte o e-Fatura para confirmar se existem documentos pendentes, despesas mal classificadas ou faturas em falta.

A lei fixa um prazo para esta verificação: as faturas devem ser confirmadas até ao último dia de fevereiro do ano seguinte ao da sua emissão, para que os valores sejam considerados no cálculo das deduções à coleta. Quando esse dia calha a um sábado, domingo ou feriado, o prazo transita para o primeiro dia útil seguinte. Confirme sempre a data exata no calendário fiscal da Autoridade Tributária. 

Pode criar uma pasta digital para guardar:

• Declarações fiscais
• Recibos
• Contratos
• Apólices de seguro
• Comprovativos de pagamentos
• Documentos de créditos
• Extratos anuais de poupanças e investimentos.

Guarde os comprovativos das despesas declaradas durante os quatro anos seguintes àquele a que respeitam, período em que a Autoridade Tributária os pode exigir. 

Passo 6: rever e ajustar periodicamente

Um orçamento não deve ser preparado no início do mês e esquecido até ao mês seguinte.

Reserve alguns minutos por semana para verificar os movimentos e perceber se alguma categoria está a ultrapassar o valor previsto. Esta revisão permite corrigir o rumo enquanto ainda existe margem para o fazer.

No final de cada mês, compare:

• Os rendimentos previstos e recebidos
• As despesas previstas e realizadas
• O valor que conseguiu poupar
• As despesas inesperadas
• As categorias com maior desvio
• A evolução das dívidas
• O progresso dos objetivos.

Um desvio pontual não obriga a abandonar o orçamento. Pode resultar de uma consulta médica, de uma reparação ou de outro acontecimento que não se repete todos os meses.

O mais importante é perceber se o desvio foi excecional ou se revela uma estimativa pouco realista.

Faça uma revisão mais completa sempre que ocorrer uma mudança relevante, como:

• Alteração de emprego ou rendimento
• Nascimento de um filho
• Mudança de casa
• Contratação ou liquidação de um crédito
• Separação ou alteração do agregado familiar
• Desemprego ou baixa prolongada
• Aumento significativo de uma despesa regular.

Os objetivos também podem mudar. Ajustar o plano não significa desistir, mas adaptar as decisões à realidade atual.

Organizar as finanças pessoais em 6 passos

Organizar as finanças pessoais torna-se mais simples quando se sabe exatamente o que se deve fazer e por onde começar.

Use esta checklist como guia rápido para confirmar os passos já concluídos, identificar o que falta e acompanhar a evolução do seu plano financeiro ao longo dos meses. 

Descarregue a checklist e guarde-a para acompanhar, passo a passo, a organização das suas finanças pessoais.

Os conteúdos apresentados não dispensam a consulta das entidades públicas ou privadas especialistas em cada matéria.