Conheça as vantagens do Microsoft Excel e das suas fórmulas

O Microsoft Excel é uma ferramenta muito utilizada para a criação, análise e visualização de dados. A variedade de recursos e fórmulas que este software tem, permite que seja utilizado em tarefas simples de cálculos até análises de dados complexas. Conheça algumas das principais vantagens do uso do Microsoft Excel e algumas das fórmulas essenciais, em português (PT) e em inglês (EN), para facilitar a sua vida pessoal e profissional.

Vantagens do Microsoft Excel

1. Facilidade de uso

Uma das maiores vantagens do Excel é ser intuitivo, o que permite que mesmo quem esteja a começar a utilizar o programa aprenda a utilizar a ferramenta com relativa facilidade. A maioria dos recursos e funcionalidades está disponível com apenas alguns cliques.

2. Flexibilidade

O Excel é altamente flexível e pode ser adaptado para uma variedade de tarefas. Pode ser usado para criar folhas simples de orçamento, gráficos complexos, tabelas dinâmicas e até mesmo soluções personalizadas ao utilizar linguagem de programação VBA (Visual Basic for Applications). O VBA tem uma série de recursos específicos para cada um dos programas do pacote Office e pode ser usado em qualquer um deles. O Excel é o software mais indicado para quem está a aprender VBA.

3. Organização e análise de dados

O Excel oferece uma ampla gama de ferramentas para análise de dados, incluindo funções estatísticas, gráficos e recursos de filtragem. Enquanto utilizador pode explorar dados de maneira eficiente e tomar decisões informadas.

4. Automatização de tarefas

Com a ajuda de fórmulas e macros é possível automatizar tarefas repetitivas no Excel. Irá economizar tempo e reduzir a possibilidade de erros.

5. Colaboração

O Excel oferece recursos de colaboração que permitem que várias pessoas trabalhem em documentos ao mesmo tempo. Esta ferramenta é útil para projetos de equipa e facilita a troca de informações.

Principais Fórmulas do Excel

Esta lista tem algumas das fórmulas mais úteis do Excel, com as suas traduções em português (PT) e em inglês (EN), e situações em que pode utilizá-las. A escolha da fórmula certa depende da tarefa específica que deseja realizar.

1. SOMA

• PT: Soma
• EN: Sum

Usar: Use a função SOMA para somar um intervalo de números. Por exemplo, para calcular o total de vendas num determinado mês.

Esta função é útil quando se tem um número elevado de células para calcular. Em vez de utilizar “=C2+C3+C4+C5”, para obter o resultado da soma das células C2 a C5, basta escrever “=SOMA(C2:C5)” — os dois pontos significam o intervalo entre as células C2 e C5.

2. MÉDIA

• PT: Média
• EN: Average

Usar: Use a função MÉDIA para calcular a média de um conjunto de números. Esta função é útil para determinar a média de notas dos estudantes, por exemplo.

Por exemplo, para calcular a média de valores das células B2, C2 e D2 pode fazê-lo assim “=(B2+C2+D2)/3” ou utilizar a fórmula para facilitar o seu trabalho: =MÉDIA(B2:D2).

3. MÁXIMO

• PT: Máximo
• EN: Max

Usar: Use a função MÁXIMO para encontrar o valor máximo num determinado intervalo. Pode ser útil para identificar o pico de vendas num período.

Exemplo:

=MÁXIMO(F1:F6), encontra o valor máximo no intervalo de células entre F1 e F6.

4. MÍNIMO

• PT: Mínimo
• EN: Min

Usar: Use a função MÍNIMO para encontrar o valor mínimo num determinado intervalo. Pode ser usado para identificar o ponto mais baixo num conjunto de dados.

Exemplo:

=MÍNIMO(F1:F6), encontra o valor mínimo no intervalo de células entre F1 e F6.

5. CONT.SE

• PT: Cont.Se
• EN: Countif

Usar: Use a função CONT.SE para contar o número de células que correspondem a um critério específico. Por exemplo, contar o número de produtos vendidos acima de um determinado preço.

Exemplo:

Imagine que vende computadores. E nas células B coloca os valores das vendas. Se utilizar a fórmula “=CONT.SE(B2:B5;">55")”, conta o número de produtos vendidos (entre as células B2 e B5) com valor superior a 55.

6. SOMASE

• PT: Somase
• EN: Sumif

Usar: Use a função SOMASE para somar valores com base num critério. Por exemplo, somar as vendas de um determinado produto.

7. PROCV

• PT: Procv
• EN: Vlookup

Usar: Use a função PROCV quando precisar de encontrar conteúdos numa tabela ou num intervalo por linha. É útil para procurar informações em grandes conjuntos de dados.

Exemplo:

=PROCV(valor de pesquisa; intervalo contendo o valor de pesquisa; o número da coluna no intervalo que contém o valor de retorno; opcionalmente especificar VERDADEIRO para uma correspondência aproximada ou FALSO para uma correspondência exata).

8. CONCATENAR OU CONCAT (depende da versão do excel)

• PT: Concatenar ou Concat
• EN: Concatenate

Usar: Use a função CONCATENAR para combinar textos de várias células numa única célula. Pode ser útil para criar rótulos personalizados ou relatórios.

Algumas situações em que pode usar o Excel

Controlo financeiro

Pode utilizar o Excel para registar receitas, despesas e criar gráficos para acompanhar o seu orçamento pessoal ou empresarial.

Gestão de projetos

Crie documentos Excel para controlar tarefas, prazos e recursos, utilizando fórmulas para calcular datas e orçamentos.

Análise de dados de vendas

Importe dados de vendas e use fórmulas para calcular métricas como a receita total, a margem de lucro e tendências de vendas.

Recursos Humanos

Mantenha registos de funcionários, calcule salários, benefícios e outras informações relevantes.

Stocks e inventários

Utilize o Excel para controlar o stock de produtos, calcular o valor total do inventário e criar previsões para encomendas.

Estudos

Estudantes e educadores podem usar o Excel para análises estatísticas, gráficos de notas e cálculos de médias.

Livros e bolsas de estudo para aprofundar conhecimentos sobre o Excel

Visite a página Learning Room do Santander e tenha acesso a eBooks sobre o Excel que podem ajudar a aprofundar conhecimentos e competências.

Se pretende adquirir as competências necessárias para trabalhar com o Microsoft Excel, também pode candidatar-se à Bolsa Becas Santander | Excel for All, com a duração de 15 horas e 5.000 vagas disponíveis.

Terá a oportunidade de escolher um entre os dois cursos disponíveis:

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2. Microsoft Excel avançado, Excel básico visual.