Fatura eletrónica: como funciona e quem está obrigado a emitir

Com a crescente digitalização dos processos empresariais, a emissão de faturas eletrónicas tornou-se uma prática comum e, em muitos casos, obrigatória. Este artigo explora o funcionamento das faturas eletrónicas e quem está legalmente obrigado a emiti-las.

O que é uma fatura eletrónica?

As faturas eletrónicas são documentos fiscais emitidos e armazenados eletronicamente, que servem como comprovativo das transações comerciais entre empresas ou entre empresas e consumidores finais. Substituem as tradicionais faturas em papel, oferecendo uma forma mais eficiente, segura e sustentável de documentar as operações comerciais.

Atenção: digitalizar os códigos QR de faturas impressas, de modo a registá-las no Portal das Finanças, não as transforma em faturas eletrónicas. Para uma fatura ser legalmente eletrónica, a sua emissão deve, então, garantir a legibilidade por uma máquina, bem como o tratamento automático no destinatário.

Quais as vantagens das faturas eletrónicas?

Com cada vez mais empresas a adotar a faturação eletrónica, as vantagens expandiram-se e chegam agora a muitos mais emitentes e destinatários. Conheça as principais:

• Sustentabilidade. É o primeiro benefício que se discute em qualquer processo de digitalização. Neste caso, poupa-se no papel e nas emissões de CO₂, durante o envio

• Redução de custos. Mais uma vez, corta-se na necessidade de papel. Baixam também os custos da impressão, do armazenamento e os custos de envio por correio

• Segurança. As faturas eletrónicas seguem normas de autenticidade legalmente previstas. Além disso, não se correm riscos de extravio durante o envio

• Desburocratização. Por um lado, é necessário menos tempo para preencher e enviar as faturas. Por outro, há uma desmaterialização de documentos, que permite o arquivo e consulta das faturas, por via eletrónica.

Quem é obrigado a emitir faturas eletrónicas?

Desde 2019, os fornecedores da Administração Pública, sejam públicos ou privados, são obrigados a emitir faturas eletrónicas para contratos públicos. Ficam, no entanto, dispensados desta obrigação, em duas situações específicas:

• Quando o procedimento resulta de um ajuste direto simplificado

• Sempre que o contrato é declarado secreto ou acompanhado de medidas especiais de segurança.

Entidades obrigadas a receber e processar faturas eletrónicas

As obrigações de faturação eletrónica alargam-se aos organismos públicos. Nesse caso, as entidades são obrigadas a receber e a processar faturas eletrónicas, sempre que assumem o papel de contraente público. Alguns dos contraentes públicos mais comuns do nosso dia a dia são:

• Estado
• Regiões Autónomas
• Autarquias locais
• Institutos públicos
• Entidades administrativas independentes
• Banco de Portugal
• Fundações públicas
• Associações públicas.

A obrigação aplica-se, ainda, a quaisquer entidades, públicas ou privadas, que celebrem contratos no exercício de funções materialmente administrativas.

Mas não é tudo: sempre que os contratos celebrados sejam, por vontade das partes, qualificados como contratos administrativos ou submetidos a um regime substantivo de direito público, a obrigação é válida também para outras entidades, tais como:

• Associações de que façam parte uma ou várias das pessoas coletivas da lista anteriormente apresentada, desde que sejam maioritariamente financiadas por estas, estejam sujeitas ao seu controlo de gestão ou tenham um órgão de administração, de direção ou de fiscalização, cuja maioria dos titulares seja, direta ou indiretamente, designada pelas mesmas

• Organismos maioritariamente financiados pelas entidades igualmente referidas na primeira lista ou por outros organismos de direito público, ou que a sua gestão esteja sujeita a controlo por parte dessas entidades, ou tenham órgãos de administração, direção ou fiscalização cujos membros tenham, em mais de metade do seu número, sido designados por essas entidades

• Organismos de direito público, criados para satisfazer necessidades de interesse geral e sem fins lucrativos ou que não assumam os prejuízos resultantes da sua atividade.

Fatura eletrónica: o que é o EDI?

A sigla EDI corresponde às palavras inglesas para Intercâmbio Eletrónico de Dados. O Estado acolheu-o como sistema obrigatório na faturação dos contratos públicos e uma das possibilidades de faturação eletrónica para as empresas privadas.

Na prática, o EDI é uma tecnologia que permite trocar faturas, notas de entrega e notas de crédito por via eletrónica. Para poder ser usado, o emissor e o cliente de uma compra devem ter aderido a este sistema. Assim, quando uma das partes emite uma fatura, o documento entra automaticamente nos arquivos do cliente.

Em Portugal, existem várias empresas que oferecem software de faturação eletrónica EDI. Mas atenção: antes de contratar um programa, deve verificar se o nome está na Lista de Programas Certificados que a Autoridade Tributária e Aduaneira disponibiliza. Só as empresas que fazem parte dessa lista estão credenciadas para a adesão à faturação eletrónica em Portugal.

Quais os requisitos legais para aderir à faturação eletrónica?

Segundo a lei, apenas se garante a autenticidade da origem e integridade da fatura eletrónica, quando esta segue um dos seguintes procedimentos:

• Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada legalmente

• Aposição de um selo eletrónico qualificado, segundo o previsto no Regulamento (UE) n.º 910/2014

• Utilização, pelo emitente e destinatário, de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, isto é, o Acordo-tipo EDI.

Caso seja um fornecedor da Administração Pública ou uma entidade pública que pretenda aderir ao serviço de receção e processamento de faturas eletrónicas, saiba ainda que deve contactar a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública. Este organismo é o responsável por formalizar a adesão à faturação eletrónica, nos contratos públicos.

Como aderir à faturação eletrónica?

Para um fornecedor da Administração Pública aderir à faturação eletrónica, é necessário:

• Preencher este questionário

• Fazer o setup do modelo e testá-lo, com a supervisão e o apoio da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública

• Formalizar a adesão e aceitar as condições do Acordo-tipo EDI europeu, através deste formulário

• Entregar os documentos que asseguram a autenticidade da entidade cocontratante.

Também as entidades públicas que pretendam aderir ao serviço de receção e processamento de faturas eletrónicas devem seguir todos os passos anteriores.

A diferença está no questionário que deve ser preenchido e na inclusão de mais algumas etapas, como a adesão por vagas e a existência de duas fases, simultâneas ou sequenciais: num momento, apenas com permissão de consulta de faturas e interação com os fornecedores e, noutro, já permitindo um registo contabilístico automatizado.

Para conhecer o processo de adesão em pormenor e esclarecer todas as suas dúvidas, visite o site da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública.