O sucesso de um projeto, quer seja uma obra de construção ou a aquisição de produtos ou serviços, é muitas vezes determinado pela clareza das informações iniciais fornecidas às partes envolvidas. Nesse contexto, o caderno de encargos é um instrumento vital.

O que é o caderno de encargos?

Um caderno de encargos é um documento que descreve as especificações técnicas, funcionais e legais de um projeto, produto ou serviço. É fundamental para garantir uma gestão eficiente e eficaz de qualquer contrato de fornecimento, servindo como guia para as partes envolvidas.

Embora seja frequentemente associado a projetos de construção, o caderno de encargos pode ser aplicado em diferentes áreas e setores, tais como aquisição de produtos e serviços, concursos públicos, contratos comerciais ou eventos.

Sublinhe-se que o caderno de encargos é obrigatório em todos os procedimentos de contratação pública.

Para que serve?

O caderno de encargos deve ser elaborado na fase inicial de um projeto e tem os seguintes objetivos:

• Definição do projeto - estabelece uma descrição detalhada do projeto, produto ou serviço, para que a proposta seja clara

• Especificações técnicas - para que as partes compreendam as expectativas e os padrões de qualidade do projeto

• Contratação - serve como base para a elaboração de contratos entre as partes, ao estabelecer os termos e condições do acordo

• Critérios de seleção - define os critérios de seleção - essencial em concursos públicos -, possibilitando que diferentes empresas apresentem propostas com base nessas especificações

• Orientação na execução do projeto - serve como guia durante a execução do projeto, orientando as equipas em relação às metas, aos prazos e aos orçamentos.

O que deve incluir um caderno de encargos

Um caderno de encargos deve conter informações importantes sobre o trabalho em causa, nomeadamente:

• Objeto: uma descrição clara e concisa do que se espera alcançar com o projeto, produto ou serviço

• Prazos: estabelecimento de datas de início e fim, bem como as fases mais importantes ao longo do projeto

• Local de execução/entrega: indicação da morada onde serão prestados os serviços ou entregues os bens

• Orçamento: um orçamento estimado ou limites financeiros para a execução do projeto

• Condições de pagamento e faturação: estabelece a forma como será feito o pagamento do serviço prestado ou bens adquiridos

• Responsabilidades das partes: especificação das obrigações de cada parte envolvida no projeto

• Requisitos de segurança e saúde: as normas e procedimentos de segurança e saúde que devem ser seguidos (se aplicável).

Estes são apenas alguns exemplos de cláusulas que podem constar no caderno de encargos. Podem, porém, ser acrescentados outros parâmetros, consoante a natureza do projeto. Para ter uma ideia de como elaborar um caderno de encargos pode consultar as minutas disponibilizadas no Portal Base (portal dos contratos públicos). Tenha em atenção que se tratam de exemplos e que devem ser adaptados a cada projeto em concreto.

Quem deve fazer o caderno de encargos?

Geralmente, o caderno de encargos é elaborado por quem está a contratar um serviço, a adquirir um produto ou a conduzir um projeto. Podem ser:

• Entidades públicas
• Empresas privadas
• Gestores de projeto
• Arquitetos ou engenheiros (projetos de construção)
• Consultores especializados
• Advogados.

Qual a diferença entre livro de obras e caderno de encargos?

O primeiro é um registo que documenta o progresso diário da obra, detalhes sobre atividades, observações e outros eventos relacionados à execução do projeto. Serve como um diário completo e cronológico da obra. Já o caderno de encargos é um documento inicial que estabelece as especificações, requisitos técnicos, condições contratuais e outras informações essenciais para a realização da obra. O caderno de encargos é utilizado durante o processo de contratação, fornecendo diretrizes claras para os participantes.