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6 ideias para reduzir custos na sua empresa
Da melhoria de processos ao investimento nas pessoas, há muito que pode fazer para reduzir custos na sua empresa e otimizar o seu negócio.
Entre as várias preocupações de quem gere um negócio, há duas que são comuns: aumentar a liquidez da empresa e reduzir os seus custos.
Se cortar nas despesas da empresa lhe parece difícil, conheça estas 6 dicas e comece já hoje a pensar num plano de ação.
1. Investir na gestão e planeamento financeiros
Gerir e planear as finanças da sua empresa é o primeiro passo para conseguir reduzir custos. Ao analisar regularmente a situação financeira da sua atividade (proveitos e despesas), vai conseguir perceber se está a gerir bem o tempo e o dinheiro que tem dedicado ao seu negócio ou se, pelo contrário, está a ter gastos desnecessários que podem ser ajustados.
Um bom planeamento financeiro vai permitir avaliar o progresso da sua empresa, prever receitas e despesas, antecipar problemas e identificar necessidades.
Damos-lhe algumas sugestões para começar:
- Organize e controle os proveitos e despesas. Analise todos os custos da sua empresa numa folha de Excel, por exemplo. Faça o mesmo para as receitas e defina com que frequência vai atualizar essa informação. Isto vai ajudá-lo a ter uma visão mais organizada do estado do seu negócio e a adequar as ações necessárias a cada momento.
- Registe todas as despesas, mesmo as mais pequenas. Este controlo vai permitir perceber melhor quais os custos mensais e recorrentes e distingui-los de custos pontuais. Será mais fácil perceber para onde está a ir o seu dinheiro e onde pode poupar - é quase sempre possível eliminar alguns gastos.
- Separe a sua conta pessoal da conta da empresa. Não misture a conta da empresa e a sua conta particular. Este passo facilita a organização e acompanhamento da sua atividade e permite ter uma visão mais real do seu negócio.
2. Rever contratos e negociar com fornecedores
Há quanto tempo não revê o contrato com a sua operadora de internet e telefone? E o pacote de energia que contratou, será que continua a fazer sentido com os colaboradores a trabalhar a partir de casa?
O mercado é dinâmico. Um contrato que, em tempos, se ajustava ao seu negócio, pode já não fazer sentido. Analise os seus contratos, confirme se está a pagar por serviços que já não usa e estude a concorrência para poder comparar preços e negociar valores. Este exercício pode valer-lhe melhores condições contratuais ou levá-lo a mudar de fornecedores.
Lembre-se também que manter uma boa relação com os fornecedores é fundamental para conseguir negociar – concentre-se nos parceiros de negócio com quem tem uma relação há mais tempo.
Negociar com fornecedores pode trazer-lhe preços mais baixos, mas há outros fatores que também pode abordar, como prazos de entrega e condições de pagamento que podem beneficiar a sua empresa.
No caso dos produtos que utiliza para a sua atividade, procure sempre um equilíbrio entre preço acessível e qualidade. Pode ser tentador olhar apenas para preços mais baixos, mas comprometer a qualidade dos materiais não é a melhor aposta. Pode poupar no imediato, mas o possível impacto negativo nos seus clientes trará custos bem maiores.
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3. Estar atento a pequenos gastos e combater o desperdício
Não são só as grandes despesas que merecem a sua atenção. Desconsiderar os pequenos desperdícios é um erro comum.
Gastos mais pequenos, acumulados ao longo do tempo, podem representar um custo significativo para a sua empresa. Por isso, é importante registar e controlar todos os gastos, para evitar um efeito bola de neve. Com este registo, é mais fácil identificar gastos desnecessários e melhorias futuras.
Poupar água, fazendo descargas mais económicas, substituir lâmpadas convencionais por lâmpadas LED e instalar sensores de movimento são algumas ações simples que o podem ajudar a poupar muito dinheiro.
Não se esqueça também de combater o desperdício. Dê o exemplo, prefira materiais reutilizáveis aos descartáveis e evite viagens desnecessárias. Para além de contribuir para reduzir os custos, torna a sua empresa mais sustentável e amiga do ambiente.
4. Usar a tecnologia a favor do seu negócio
A tecnologia pode fazê-lo poupar tempo e dinheiro, porque ajuda a melhorar processos de trabalho e a tornar o dia a dia da sua empresa mais ágil.
Migrar alguns processos para o digital é um bom primeiro passo. Eis alguns exemplos de como pode mudar hábitos antigos:
- Usar o homebanking em vez de ir a um balcão permite poupar tempo e dinheiro. Para além de evitar deslocações e filas, a sua utilização é totalmente gratuita e permite-lhe contratar alguns produtos e serviços a preços mais baixos. Além disso, está disponível a qualquer hora, dando-lhe mais flexibilidade para organizar o seu dia.
- Pagar despesas por débito direto. Mais uma vez, poupa tempo em deslocações, evita atrasos e esquecimentos, que poderiam resultar em multas ou juros, e ainda pode beneficiar de descontos que alguns fornecedores oferecem quando recebem por débito direto.
- Receber e emitir faturas digitais. É mais rápido, mais fácil de aceder e consultar, e permite poupar dinheiro em papel. Alguns fornecedores oferecem descontos na faturação – e ainda contribui para uma empresa mais sustentável.
Softwares para automação de processos, soluções de digitalização de documentos e armazenamento na nuvem são mais alguns exemplos de como a tecnologia pode apoiar o seu negócio.
A tecnologia ainda o pode ajudar a comunicar melhor com os seus clientes e a divulgar e crescer o seu negócio no digital.
5. Analisar e melhorar os processos da empresa
Olhar criticamente para os processos da sua empresa vai ajudá-lo a perceber o que precisa de ser melhorado ou até eliminado ou substituído. É uma tarefa que exige tempo e compromisso, mas fundamental para otimizar o seu negócio.
Tarefas duplicadas, processos demorados, que não acrescentam valor, ou procedimentos pouco claros podem estar a consumir tempo e dinheiro – e, por vezes, mais por força do hábito do que por necessidade.
Rever os processos de trabalho vai permitir conhecer melhor a sua atividade para a tornar mais eficaz – nas finanças e até na produtividade e bem-estar de quem nela trabalha.
6. Investir em formação e desenvolvimento
Investir em si e nos seus colaboradores com políticas de formação e desenvolvimento bem estruturadas vai ajudá-lo a reduzir custos, ainda que o resultado deste investimento não seja visível no imediato e implique custo financeiro. No entanto, o seu retorno ao longo do tempo traduz-se em:
- Menos erros e mais eficiência no trabalho
- Colaboradores mais motivados e comprometidos
- Maior retenção do talento
- Boa reputação e publicidade junto de potenciais candidatos à sua empresa.
Há muito que a formação deixou de ser apenas um requisito legal. É sim, cada vez mais, um pilar essencial da cultura de muitas empresas, fazendo com que os colaboradores se sintam valorizados e em constante evolução e desenvolvimento.
Lembre-se que as pessoas são a parte mais importante de qualquer negócio – cuidar delas é tão importante como ter as contas em dia.
Os conteúdos apresentados não dispensam a consulta das entidades públicas ou privadas especialistas em cada matéria.
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