Ideias para reduzir custos na empresas

finanças

6 ideias para reduzir custos na sua empresa

17 mai 2022 | 6 min de leitura

Da melhoria de processos ao investimento nas pessoas, há muito que pode fazer para reduzir custos na sua empresa e otimizar o seu negócio.

Entre as várias preocupações de quem gere um negócio, há duas que são comuns: aumentar a liquidez da empresa e reduzir os seus custos.

 

Se cortar nas despesas da empresa lhe parece difícil, conheça estas 6 dicas e comece já hoje a pensar num plano de ação.

 

 

1. Investir na gestão e planeamento financeiros

Gerir e planear as finanças da sua empresa é o primeiro passo para conseguir reduzir custos. Ao analisar regularmente a situação financeira da sua atividade (proveitos e despesas), vai conseguir perceber se está a gerir bem o tempo e o dinheiro que tem dedicado ao seu negócio ou se, pelo contrário, está a ter gastos desnecessários que podem ser ajustados.

 

Um bom planeamento financeiro vai permitir avaliar o progresso da sua empresa, prever receitas e despesas, antecipar problemas e identificar necessidades.

 

Damos-lhe algumas sugestões para começar:

 

  • Organize e controle os proveitos e despesas. Analise todos os custos da sua empresa numa folha de Excel, por exemplo. Faça o mesmo para as receitas e defina com que frequência vai atualizar essa informação. Isto vai ajudá-lo a ter uma visão mais organizada do estado do seu negócio e a adequar as ações necessárias a cada momento.

 

  • Registe todas as despesas, mesmo as mais pequenas. Este controlo vai permitir perceber melhor quais os custos mensais e recorrentes e distingui-los de custos pontuais. Será mais fácil perceber para onde está a ir o seu dinheiro e onde pode poupar - é quase sempre possível eliminar alguns gastos.

 

  • Separe a sua conta pessoal da conta da empresa. Não misture a conta da empresa e a sua conta particular. Este passo facilita a organização e acompanhamento da sua atividade e permite ter uma visão mais real do seu negócio.

 

 

2. Rever contratos e negociar com fornecedores

Há quanto tempo não revê o contrato com a sua operadora de internet e telefone? E o pacote de energia que contratou, será que continua a fazer sentido com os colaboradores a trabalhar a partir de casa?

 

O mercado é dinâmico. Um contrato que, em tempos, se ajustava ao seu negócio, pode já não fazer sentido. Analise os seus contratos, confirme se está a pagar por serviços que já não usa e estude a concorrência para poder comparar preços e negociar valores. Este exercício pode valer-lhe melhores condições contratuais ou levá-lo a mudar de fornecedores.

 

Lembre-se também que manter uma boa relação com os fornecedores é fundamental para conseguir negociar – concentre-se nos parceiros de negócio com quem tem uma relação há mais tempo.

 

Negociar com fornecedores pode trazer-lhe preços mais baixos, mas há outros fatores que também pode abordar, como prazos de entrega e condições de pagamento que podem beneficiar a sua empresa.

 

No caso dos produtos que utiliza para a sua atividade, procure sempre um equilíbrio entre preço acessível e qualidade. Pode ser tentador olhar apenas para preços mais baixos, mas comprometer a qualidade dos materiais não é a melhor aposta. Pode poupar no imediato, mas o possível impacto negativo nos seus clientes trará custos bem maiores.

 

Entre as várias preocupações de quem gere um negócio, há duas que são comuns: aumentar a liquidez da empresa e reduzir os seus custos.

 

Se cortar nas despesas da empresa lhe parece difícil, conheça estas 6 dicas e comece já hoje a pensar num plano de ação.

 

 

1. Investir na gestão e planeamento financeiros

Gerir e planear as finanças da sua empresa é o primeiro passo para conseguir reduzir custos. Ao analisar regularmente a situação financeira da sua atividade (proveitos e despesas), vai conseguir perceber se está a gerir bem o tempo e o dinheiro que tem dedicado ao seu negócio ou se, pelo contrário, está a ter gastos desnecessários que podem ser ajustados.

 

Um bom planeamento financeiro vai permitir avaliar o progresso da sua empresa, prever receitas e despesas, antecipar problemas e identificar necessidades.

 

Damos-lhe algumas sugestões para começar:

 

  • Organize e controle os proveitos e despesas. Analise todos os custos da sua empresa numa folha de Excel, por exemplo. Faça o mesmo para as receitas e defina com que frequência vai atualizar essa informação. Isto vai ajudá-lo a ter uma visão mais organizada do estado do seu negócio e a adequar as ações necessárias a cada momento.

 

  • Registe todas as despesas, mesmo as mais pequenas. Este controlo vai permitir perceber melhor quais os custos mensais e recorrentes e distingui-los de custos pontuais. Será mais fácil perceber para onde está a ir o seu dinheiro e onde pode poupar - é quase sempre possível eliminar alguns gastos.

 

  • Separe a sua conta pessoal da conta da empresa. Não misture a conta da empresa e a sua conta particular. Este passo facilita a organização e acompanhamento da sua atividade e permite ter uma visão mais real do seu negócio.

 

 

2. Rever contratos e negociar com fornecedores

Há quanto tempo não revê o contrato com a sua operadora de internet e telefone? E o pacote de energia que contratou, será que continua a fazer sentido com os colaboradores a trabalhar a partir de casa?

 

O mercado é dinâmico. Um contrato que, em tempos, se ajustava ao seu negócio, pode já não fazer sentido. Analise os seus contratos, confirme se está a pagar por serviços que já não usa e estude a concorrência para poder comparar preços e negociar valores. Este exercício pode valer-lhe melhores condições contratuais ou levá-lo a mudar de fornecedores.

 

Lembre-se também que manter uma boa relação com os fornecedores é fundamental para conseguir negociar – concentre-se nos parceiros de negócio com quem tem uma relação há mais tempo.

 

Negociar com fornecedores pode trazer-lhe preços mais baixos, mas há outros fatores que também pode abordar, como prazos de entrega e condições de pagamento que podem beneficiar a sua empresa.

 

No caso dos produtos que utiliza para a sua atividade, procure sempre um equilíbrio entre preço acessível e qualidade. Pode ser tentador olhar apenas para preços mais baixos, mas comprometer a qualidade dos materiais não é a melhor aposta. Pode poupar no imediato, mas o possível impacto negativo nos seus clientes trará custos bem maiores.

 

Como reduzir custos na empresa

 

3. Estar atento a pequenos gastos e combater o desperdício

Não são só as grandes despesas que merecem a sua atenção. Desconsiderar os pequenos desperdícios é um erro comum.

 

Gastos mais pequenos, acumulados ao longo do tempo, podem representar um custo significativo para a sua empresa. Por isso, é importante registar e controlar todos os gastos, para evitar um efeito bola de neve. Com este registo, é mais fácil identificar gastos desnecessários e melhorias futuras.

 

Poupar água, fazendo descargas mais económicas, substituir lâmpadas convencionais por lâmpadas LED e instalar sensores de movimento são algumas ações simples que o podem ajudar a poupar muito dinheiro.

 

Não se esqueça também de combater o desperdício. Dê o exemplo, prefira materiais reutilizáveis aos descartáveis e evite viagens desnecessárias. Para além de contribuir para reduzir os custos, torna a sua empresa mais sustentável e amiga do ambiente.

 

4. Usar a tecnologia a favor do seu negócio

A tecnologia pode fazê-lo poupar tempo e dinheiro, porque ajuda a melhorar processos de trabalho e a tornar o dia a dia da sua empresa mais ágil.

 

Migrar alguns processos para o digital é um bom primeiro passo. Eis alguns exemplos de como pode mudar hábitos antigos:

 

  • Usar o homebanking em vez de ir a um balcão permite poupar tempo e dinheiro. Para além de evitar deslocações e filas, a sua utilização é totalmente gratuita e permite-lhe contratar alguns produtos e serviços a preços mais baixos. Além disso, está disponível a qualquer hora, dando-lhe mais flexibilidade para organizar o seu dia.

 

  • Pagar despesas por débito direto. Mais uma vez, poupa tempo em deslocações, evita atrasos e esquecimentos, que poderiam resultar em multas ou juros, e ainda pode beneficiar de descontos que alguns fornecedores oferecem quando recebem por débito direto.

 

  • Receber e emitir faturas digitais. É mais rápido, mais fácil de aceder e consultar, e permite poupar dinheiro em papel. Alguns fornecedores oferecem descontos na faturação – e ainda contribui para uma empresa mais sustentável.

 

Softwares para automação de processos, soluções de digitalização de documentos e armazenamento na nuvem são mais alguns exemplos de como a tecnologia pode apoiar o seu negócio.

 

A tecnologia ainda o pode ajudar a comunicar melhor com os seus clientes e a divulgar e crescer o seu negócio no digital.

 

Como reduzir custos na empresa

 

5. Analisar e melhorar os processos da empresa

Olhar criticamente para os processos da sua empresa vai ajudá-lo a perceber o que precisa de ser melhorado ou até eliminado ou substituído. É uma tarefa que exige tempo e compromisso, mas fundamental para otimizar o seu negócio.

 

Tarefas duplicadas, processos demorados, que não acrescentam valor, ou procedimentos pouco claros podem estar a consumir tempo e dinheiro – e, por vezes, mais por força do hábito do que por necessidade.

 

Rever os processos de trabalho vai permitir conhecer melhor a sua atividade para a tornar mais eficaz – nas finanças e até na produtividade e bem-estar de quem nela trabalha.

 

 

6. Investir em formação e desenvolvimento

Investir em si e nos seus colaboradores com políticas de formação e desenvolvimento bem estruturadas vai ajudá-lo a reduzir custos, ainda que o resultado deste investimento não seja visível no imediato e implique custo financeiro. No entanto, o seu retorno ao longo do tempo traduz-se em:

 

  • Menos erros e mais eficiência no trabalho
  • Colaboradores mais motivados e comprometidos
  • Maior retenção do talento
  • Boa reputação e publicidade junto de potenciais candidatos à sua empresa.

 

Há muito que a formação deixou de ser apenas um requisito legal. É sim, cada vez mais, um pilar essencial da cultura de muitas empresas, fazendo com que os colaboradores se sintam valorizados e em constante evolução e desenvolvimento.

 

Lembre-se que as pessoas são a parte mais importante de qualquer negócio – cuidar delas é tão importante como ter as contas em dia.

 

 

 

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