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Programas de faturação certificados pela AT: o que são e como escolher
9 minutos de leitura
Publicado a 16
julho 2026
Escolher um programa de faturação é uma decisão importante para qualquer negócio: ajuda a cumprir as regras fiscais, organizar documentos e evitar erros.
Mas como saber se um software é certificado pela AT, quem é obrigado a usá-lo e o que deve pesar na escolha? Explicamos tudo neste artigo.
O que é um programa de faturação certificado pela AT?
É um software aprovado pela Autoridade Tributária para emitir faturas e outros documentos fiscalmente relevantes em Portugal.
A certificação serve para garantir que o programa cumpre requisitos técnicos e fiscais definidos por lei. Entre outras funcionalidades, deve permitir a emissão correta dos documentos, assegurar a integridade dos dados, impedir alterações indevidas, controlar acessos, gerar ficheiros SAF-T (PT), um ficheiro normalizado que reúne informação fiscal e contabilística da empresa, e manter a informação acessível para efeitos de fiscalização.
Isto porque uma fatura não é apenas um comprovativo de venda. É também um documento fiscal. Tem impacto no IVA, na contabilidade, nas deduções dos clientes e na comunicação de dados à AT.
Um programa certificado deve, por isso, ajudar a garantir que cada documento é emitido com os elementos obrigatórios, como:
- Identificação do emitente
- Identificação do adquirente, quando aplicável
- Descrição dos bens ou serviços
- Valor, taxa de IVA e montante de imposto
- Motivo de isenção ou não liquidação de IVA, quando aplicável
- Número sequencial
- ATCUD
- QR Code, quando o documento é emitido por programa informático certificado.
Ainda assim, importa deixar uma ideia clara: o facto de um programa estar certificado não significa que todas as configurações estejam automaticamente corretas para qualquer negócio. O enquadramento de IVA, as retenções na fonte, os motivos de isenção, as séries documentais e o tipo de documento a emitir devem estar bem configurados. Sempre que existam dúvidas, o apoio do contabilista continua a fazer a diferença.
Quem é obrigado a usar software de faturação certificado?
Em Portugal, nem todos os negócios são obrigados a usar um programa de faturação certificado pela AT. Mas, quando a faturação é feita através de um software, esse programa deve estar certificado.
De forma geral, esta obrigação aplica-se a empresas, empresários em nome individual e outros profissionais que emitam faturas segundo as regras portuguesas, sempre que se verifique pelo menos uma destas situações:
- Tiveram, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a 50.000 euros
- Iniciaram atividade e, considerando o período em causa de forma anualizada, ultrapassam esse limite
- Utilizam programas informáticos de faturação
- São obrigados a ter contabilidade organizada ou optaram por esse regime.
Atenção: mesmo que o negócio fature menos de 50.000 euros, se usar um programa informático para emitir faturas, esse programa deve estar certificado pela AT.
Ainda assim, a lei prevê outras formas de emitir faturas e documentos fiscalmente relevantes. Em alguns casos, é possível usar as aplicações disponibilizadas pela própria AT, outros meios eletrónicos permitidos ou documentos pré-impressos em tipografias autorizadas. Mas estas opções têm regras específicas e nem sempre se aplicam a todos os negócios.
Por exemplo, trabalhadores independentes que emitem recibos verdes podem usar o Portal das Finanças para emitir faturas, recibos ou faturas-recibo. Já uma empresa que utilize um software próprio ou comercial para processar a faturação deve confirmar se esse programa está certificado e se a versão utilizada consta da lista oficial da AT.
Onde posso consultar a lista oficial de programas certificados pela AT?
A forma mais segura de confirmar se um software de faturação está certificado é consultar a lista oficial de programas de faturação certificados pela AT, disponível no Portal das Finanças.
Esta consulta é gratuita e pode ser feita por qualquer pessoa ou empresa. Basta pesquisar pelo nome do programa, pelo produtor do software ou pelo número de certificado, caso tenha essa informação.
Ao consultar a lista, não confirme apenas se o nome do programa aparece. Verifique também se a versão que pretende usar corresponde à versão certificada e se não existe qualquer indicação de revogação ou limitação.
Antes de contratar um novo software, mudar de programa, renovar contrato ou acrescentar módulos, como POS, loja online, gestão de stocks ou documentos de transporte, vale a pena fazer esta verificação e, se necessário, partilhar a informação com o contabilista.
Programas de faturação gratuitos certificados pela AT
Existem, de facto, soluções com planos gratuitos, períodos de teste ou versões limitadas. Algumas empresas disponibilizam planos sem mensalidade para volumes baixos de faturação ou durante um determinado período. Também é possível, em certos casos, emitir documentos diretamente através do Portal das Finanças, nomeadamente no caso de recibos verdes.
Mas há uma diferença importante: “gratuito” não é sinónimo de “adequado”.
Antes de escolher um programa gratuito, o negócio deve confirmar:
- Se o programa consta da lista oficial da AT
- Se o plano gratuito inclui emissão dos documentos necessários
- Se permite criar e comunicar séries documentais
- Se gera ATCUD e QR Code quando aplicável
- Se permite exportar SAF-T (PT)
- Se tem limites de documentos, clientes, utilizadores ou empresas
- Se inclui suporte técnico
- Se permite migrar dados no futuro
- Se está preparado para o regime fiscal do negócio.
Um programa gratuito pode ser suficiente para uma fase inicial simples, por exemplo, um prestador de serviços com poucos clientes e baixa emissão mensal. Mas pode tornar-se limitado se o negócio crescer, começar a vender online, precisar de controlar stock, emitir documentos de transporte, ter vários utilizadores ou integrar a faturação com o contabilista.
Critérios para escolher um programa de faturação
Não existe um programa de faturação perfeito para todos os negócios. Antes de escolher, convém olhar para o negócio como ele é hoje, mas também para onde pode caminhar nos próximos anos.
1. Certificação pela AT
Este é o primeiro filtro. Se o negócio está obrigado a usar software certificado, não deve considerar programas que não estejam na lista oficial da AT.
Além disso, deve confirmar a versão certificada, não apenas o nome comercial do programa. A certificação está associada ao programa e às suas características técnicas, pelo que esta verificação deve ser feita com algum cuidado.
2. Tipo de atividade
O melhor software depende muito da atividade. Um prestador de serviços pode precisar apenas de emitir faturas, faturas-recibo, recibos e notas de crédito. Já um restaurante pode precisar de POS, gestão de mesas, integração com terminais de pagamento e emissão rápida de faturas simplificadas. Uma loja online pode precisar de ligação ao WooCommerce, Shopify, marketplaces ou sistemas de pagamento.
O mercado nacional disponibiliza diversas soluções, com posicionamentos distintos consoante o tipo e dimensão do negócio. A escolha deve partir sempre das necessidades concretas da atividade e da confirmação de que o programa, e a respetiva versão, constam da lista oficial da AT.
3. Facilidade de utilização
Um programa de faturação é usado em momentos sensíveis: quando se vende, quando se recebe, quando se corrige uma fatura, quando se fecha o mês, quando se comunica com o contabilista.
Se a plataforma for confusa, lenta ou difícil de configurar, aumenta o risco de erro. Por isso, vale a pena testar antes de contratar. Muitos programas de faturação online permitem experimentar durante alguns dias ou semanas.
Durante o teste, tente fazer operações reais:
- Criar um cliente
- Emitir uma fatura
- Emitir uma nota de crédito
- Testar o envio por e-mail
- Exportar ficheiros
- Verificar relatórios
- Perceber como se comunica com a AT
- Simular a criação de séries documentais.
A experiência de utilização pesa muito mais no dia a dia do que parece à primeira vista.
4. Comunicação com a AT e ficheiro SAF-T
O programa deve permitir cumprir as obrigações de comunicação dos elementos das faturas à AT.
Os documentos podem ser comunicados por webservice ou através de ficheiro normalizado com base no SAF-T (PT), dependendo da solução usada. Os contribuintes que utilizam programas de faturação certificados estão obrigados a comunicar os documentos por uma de duas vias: por webservice ou através de ficheiro estruturado com base no SAF-T (PT). A inserção direta no Portal das Finanças não é admitida nestes casos.
Também é importante perceber se o programa automatiza este processo ou se exige intervenção manual. Quanto mais dependente for de passos manuais, maior o risco de esquecimento ou atraso.
5. Apoio ao cliente
O suporte técnico é um dos critérios mais importantes e, muitas vezes, um dos mais desvalorizados. Quando há um problema com faturação, a empresa precisa de resposta rápida. Uma falha na emissão de documentos, uma série mal configurada, uma integração interrompida ou uma dúvida sobre SAF-T podem bloquear o funcionamento normal do negócio.
Antes de contratar, teste o apoio ao cliente. Faça perguntas. Veja se respondem em português de Portugal, se explicam com clareza, se têm equipa disponível por chat, telefone ou e-mail e se existem materiais de apoio atualizados.
6. Integrações
Um bom programa de faturação deve conversar com as outras ferramentas do negócio. Dependendo da atividade, pode ser útil integrar com:
- Loja online
- Marketplaces
- CRM
- Software de contabilidade
- Plataformas de pagamento
- Bancos
- Gestão de stocks
- Sistemas POS
- Ferramentas de reporting.
Para negócios digitais, este ponto pode ser decisivo. A integração certa permite automatizar tarefas repetitivas, reduzir erros e evitar a duplicação de dados.
7. Gestão de stocks e documentos de transporte
Empresas que vendem produtos físicos devem avaliar se o programa permite controlar stocks, armazéns, famílias de produtos, margens, encomendas e documentos de transporte.
No caso de bens em circulação, podem existir obrigações próprias de emissão e comunicação de documentos de transporte. Por isso, uma loja, distribuidor, restaurante, oficina ou empresa com entregas deve confirmar se o software está preparado para estes fluxos.
8. Escalabilidade
Um programa que serve hoje pode deixar de servir daqui a um ano.
Antes de escolher, vale a pena perguntar:
- Permite vários utilizadores?
- Permite várias empresas?
- Tem perfis de acesso diferentes?
- Suporta mais documentos por mês?
- Permite adicionar módulos?
- Funciona bem com crescimento de volume?
- Facilita a exportação de dados se for necessário mudar?
A faturação acompanha o crescimento do negócio. O software também deve conseguir acompanhar.
9. Segurança e conservação dos dados
A faturação contém informação sensível sobre clientes, fornecedores, valores, impostos e operações. Por isso, é importante analisar a política de privacidade, as condições de armazenamento, as cópias de segurança e a possibilidade de exportar dados.
A lei exige que os sistemas garantam integridade, acessibilidade e legibilidade da informação. Na prática, a empresa deve conseguir recuperar documentos, consultar histórico e disponibilizar dados à AT quando necessário.
10. Relação entre preço e valor
O preço conta, claro. Mas não deve ser o único critério. Um plano de 5 ou 10 euros por mês pode parecer suficiente, mas se não tiver suporte, integrações ou funcionalidades necessárias, pode sair caro em tempo perdido. Da mesma forma, uma solução muito completa pode ser excessiva para um negócio simples.
O melhor programa é o que resolve as necessidades reais do negócio, cumpre as obrigações fiscais e não complica a operação diária.
Como mudar de programa de faturação (e o que comunicar à AT)
É possível mudar de programa de faturação a qualquer momento. Não é obrigatório esperar pelo fim do ano fiscal, embora muitas empresas prefiram fazer a transição no início de um mês ou de um novo exercício para facilitar a organização dos dados.
Mas, antes de avançar, convém garantir alguns passos:
- Confirmar se o novo programa está certificado. Consulte a lista oficial da AT e verifique o nome do software, o produtor, a versão e o estado da certificação
- Envolver o contabilista antes da mudança. A migração pode afetar séries, SAF-T, comunicação de documentos, relatórios de IVA, contas correntes e exportação de dados. Por isso, é importante validar o processo com quem acompanha a contabilidade
- Exportar e guardar os dados do programa antigo. Antes de cancelar a solução anterior, guarde a informação relevante, como clientes, produtos ou serviços, documentos emitidos, ficheiros SAF-T, relatórios, saldos pendentes e documentos anulados ou retificados. Mesmo que parte dos dados seja importada para o novo programa, o histórico deve continuar acessível
- Criar e comunicar previamente as novas séries documentais à AT. A comunicação prévia das séries é obrigatória, à luz do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, e da Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, e é necessária para obtenção do código de validação que permite gerar o ATCUD nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes
- Garantir que os documentos continuam a ser comunicados à AT. Depois da mudança, confirme se a comunicação dos documentos à AT está a funcionar corretamente, por webservice ou através de ficheiro SAF-T, conforme a configuração do programa
- Evitar duplicação de séries ou numeração. Não use a mesma série em dois programas sem validação técnica e contabilística, para evitar erros na comunicação, problemas no SAF-T ou dificuldades em caso de auditoria
- Testar antes de emitir documentos reais. Confirme se os dados da empresa, o regime de IVA, as retenções, os motivos de isenção, o ATCUD, o QR Code e a comunicação à AT estão corretamente configurados.
A mudança de programa de faturação tem de ser comunicada à AT
O artigo 34.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, obriga os sujeitos passivos a manter atualizada, no Portal das Finanças, a informação relativa aos estabelecimentos, equipamentos, número de certificado do programa utilizado em cada equipamento e identificação dos distribuidores e instaladores. Sempre que algum destes elementos se altere (designadamente por troca de software) é obrigatório entregar nova comunicação no Portal das Finanças previamente à emissão de faturas ou demais documentos fiscalmente relevantes com o novo programa. Além disso, é essencial garantir que as séries são devidamente comunicadas antes da sua utilização, que os documentos são emitidos com todos os elementos obrigatórios e que a comunicação das faturas continua a ser feita dentro dos prazos legais.
O que acontece se usar um software não certificado?
Usar um software não certificado quando existe obrigação legal pode trazer consequências sérias.
O Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT) prevê, no n.º 2 do artigo 128.º, coimas entre os 1.500 e 18.750 euros pela falta de utilização de programas ou equipamentos informáticos de faturação certificados, quando legalmente exigidos. O n.º 3 do mesmo artigo prevê coimas no mesmo intervalo (1.500 a 18.750 euros) pela utilização de programas que não cumpram os requisitos legais.
Além da coima, podem surgir outros problemas práticos:
- Documentos fiscalmente inválidos ou contestáveis
- Dificuldades na comunicação das faturas à AT
- Problemas na dedução de IVA
- Erros no SAF-T
- Falhas na contabilidade
- Necessidade de corrigir ou substituir documentos
- Maior risco em caso de inspeção tributária.
Também não é aconselhável usar soluções improvisadas, folhas de cálculo, templates manuais ou programas estrangeiros que não estejam adaptados à legislação portuguesa, quando o negócio está obrigado a usar software certificado.
A faturação é uma área demasiado sensível para ficar dependente de ferramentas que não foram pensadas para as regras portuguesas.
Os conteúdos apresentados não dispensam a consulta das entidades públicas ou privadas especialistas em cada matéria.
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