O que fazer para ser produtivo: 15 hábitos para trabalhar melhor

Há dias em que responde a dezenas de mensagens, participa em reuniões e resolve pequenos pedidos, mas termina o trabalho com a sensação de que pouco avançou.

Afinal, o que fazer para ser produtivo? Conheça 15 hábitos que podem ajudar a organizar melhor o dia, reduzir distrações e aproveitar o tempo de forma mais consciente.

Produtividade não é trabalhar mais horas

Ser produtivo não significa preencher todos os minutos do dia, responder imediatamente a cada mensagem ou aceitar todas as tarefas que surgem.

Produtividade significa conseguir dedicar tempo e atenção ao trabalho que produz resultados, reduzindo o esforço gasto em atividades que apenas criam uma sensação de movimento, como procurar documentos, alternar constantemente entre aplicações ou participar em reuniões sem um objetivo definido.

Também não significa fazer tudo. Uma pessoa produtiva sabe distinguir o que precisa de ser feito agora, o que pode esperar, o que pode ser delegado e o que não é realmente necessário.

Antes de começar o dia, pode ser útil trocar a pergunta “Como vou conseguir fazer tudo?” por uma pergunta mais concreta:

• Qual é o resultado mais importante que preciso de alcançar hoje?

Esta mudança ajuda a orientar o tempo para aquilo que tem maior valor, em vez de tentar simplesmente reduzir uma lista interminável de tarefas.

Hábitos diários para aumentar a produtividade

Não é necessário alterar toda a rotina de uma só vez. Em muitos casos, pequenas mudanças na forma como planeia e executa o trabalho são suficientes para melhorar a concentração e reduzir a sensação de sobrecarga.

1. Planeie o dia antes de começar

Entrar no dia de trabalho sem saber por onde começar facilita a dispersão. Os primeiros minutos acabam frequentemente ocupados com a consulta de emails, mensagens e pedidos que podem não ser prioritários.

Reserve entre cinco e dez minutos no final do dia anterior, ou logo no início da manhã, para identificar:

• As tarefas que precisam de ser concluídas
• Os compromissos já marcados
• Os prazos mais próximos
• O trabalho que exige maior concentração
• Os assuntos que dependem de outras pessoas.

O objetivo não é planear cada minuto, mas ter uma direção clara antes de começar.

2. Escolha três prioridades

Uma lista com 20 tarefas pode ajudar a não esquecer nada, mas não indica necessariamente o que deve ser feito primeiro.

Escolha até três prioridades para o dia. Estas devem corresponder aos resultados que mais contribuem para os seus objetivos, que têm um prazo próximo ou que desbloqueiam o trabalho de outras pessoas.

As restantes tarefas continuam registadas, mas deixam de competir todas ao mesmo tempo pela sua atenção.

Caso surja um novo pedido urgente, avalie o impacto nas prioridades já definidas. Em vez de acrescentar automaticamente mais uma tarefa ao dia, confirme qual das anteriores deve ser adiada.

3. Transforme projetos em ações concretas

“Preparar apresentação”, “organizar documentos” ou “tratar do orçamento” são tarefas demasiado abrangentes. Quando uma atividade parece grande ou pouco clara, torna-se mais difícil começar.

Divida-a em passos concretos. Por exemplo:

• Reunir os dados necessários
• Definir a estrutura da apresentação
• Preparar os primeiros cinco diapositivos
• Rever os números
• Pedir validação à equipa.

Quanto mais clara for a primeira ação, menor será o esforço necessário para iniciar o trabalho.

4. Aproveite as horas em que se concentra melhor

Nem todas as pessoas têm o mesmo ritmo. Algumas conseguem desenvolver trabalho mais exigente durante a manhã, enquanto outras atingem o seu melhor nível de concentração depois do almoço.

Observe durante alguns dias os períodos em que trabalha com maior facilidade e tente reservar esses horários para atividades que exigem raciocínio, criatividade ou tomada de decisões.

As tarefas mais automáticas, como arquivar documentos, atualizar sistemas ou responder a mensagens simples, podem ficar para períodos de menor energia.

Sempre que tiver margem para organizar a agenda, evite preencher as horas de maior concentração com reuniões dispersas.

5. Concentre-se numa tarefa de cada vez

Responder a uma mensagem enquanto participa numa reunião e tenta terminar um documento pode parecer eficiente. Na realidade, cada mudança obriga a interromper uma linha de raciocínio e a recuperar o contexto da tarefa anterior.

Para reduzir esta alternância:

• Feche os separadores de que não precisa
• Trabalhe com apenas um documento aberto
• Termine uma etapa antes de mudar de assunto
• Anote as ideias ou pedidos que surgirem, sem os resolver imediatamente
• Reserve períodos próprios para consultar mensagens.

Nem sempre é possível evitar interrupções, mas é possível impedir que cada notificação passe a controlar o ritmo do dia.

6. Trabalhe por blocos de concentração

Em vez de tentar manter o foco durante várias horas seguidas, divida o trabalho em períodos com início e fim definidos.

Uma das estratégias mais conhecidas é a técnica Pomodoro, criada por Francesco Cirillo. Na sua versão clássica, alterna períodos de 25 minutos de trabalho com pausas curtas de cinco minutos. Depois de quatro ciclos, é feita uma pausa mais longa.

O tempo pode ser adaptado à tarefa. Algumas pessoas preferem blocos de 45 ou 50 minutos, seguidos de uma pausa de dez minutos. O mais relevante é criar um período protegido no qual sabe exatamente o que vai fazer.

Antes de iniciar cada bloco:

1. Escolha uma tarefa concreta
2. Defina o resultado esperado
3. Silencie as notificações
4. Coloque um temporizador
5. Registe as interrupções para tratar mais tarde.

7. Agrupe tarefas semelhantes

Alternar constantemente entre chamadas, emails, documentos e reuniões consome tempo e atenção.

Sempre que possível, junte atividades semelhantes no mesmo período. Pode, por exemplo:

• Responder a emails duas ou três vezes por dia
• Fazer várias chamadas seguidas
• Tratar das tarefas administrativas no mesmo bloco
• Rever vários documentos de uma só vez
• Agrupar reuniões em determinados períodos.

Esta técnica, por vezes designada por task batching, reduz o número de mudanças de contexto ao longo do dia.

Não deve, no entanto, adiar mensagens que sejam realmente urgentes ou necessárias para evitar que o trabalho de outras pessoas fique bloqueado.

8. Defina horários para consultar mensagens

Manter o email e as plataformas de comunicação sempre abertas cria a expectativa de que tudo deve ser respondido imediatamente.

Escolha momentos específicos para consultar mensagens, tendo em conta as exigências da sua função. Em muitos trabalhos, pode ser suficiente verificar a caixa de entrada no início da manhã, antes ou depois do almoço e perto do final do dia.

Durante os períodos de concentração, utilize as opções “Não incomodar”, “Foco” ou de suspensão de notificações disponíveis no computador e nas aplicações de comunicação. Algumas ferramentas permitem, ainda, definir horários durante os quais as notificações ficam automaticamente suspensas.

Caso trabalhe em equipa, deixe claro quando estará indisponível e quando voltará a responder. Assim, reduzir notificações não será confundido com falta de acompanhamento.

9. Termine o dia com uma revisão rápida

Antes de fechar o computador, reserve alguns minutos para perceber:

• O que ficou concluído
• O que precisa de continuar no dia seguinte
• Que tarefa deixou de ser prioritária
• De quem aguarda uma resposta
• Qual será o primeiro passo da manhã seguinte.

Esta revisão reduz o tempo perdido a reconstruir o contexto no início do dia e ajuda a encerrar mentalmente o trabalho.

Também permite identificar padrões. Se determinada tarefa for adiada durante vários dias, talvez seja demasiado vaga, dependa de informação em falta ou já não tenha a prioridade inicialmente atribuída.